الإجراءات والتعليمات التي يتمّ اتباعها لأخذ سلفة البحث العلمي وتسديدها
يتقدّم الباحث بطلب سلفة بحث علمي؛ لشراء مستلزمات على حساب مشروع بحثه المدعوم باتباع الخطوات التالية:
1- يقوم الباحث بتعبئة نموذج (طلب السلفة) وحسب الأصول، يتمّ الحصول عليه من عمادة البحث العلمي، وإذا كان مبلغ السلفة أقل من (500) دينار فيتمّ الموافقة عليها من قبل عميد البحث العلمي، أمّا إذا كان مبلغ السلفة أكثر من (500) دينار فتحول من قبل عمادة البحث العلمي والدراسات العليا لأخذ موافقة الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة عليها.
2- يتمّ تحويل نموذج طلب السلفة إلى وحدة الشؤون المالية بعد استكمال الموافقات الأصولية عليه، وتصرف السلفة من المخصصات المرصودة للبحث، وحسب البند الذي يحدده الباحث مع مراعاة توفر المبلغ المطلوب بالبند.
3- يتابع الباحث مع شعبة الشيكات لتسلم شيك السلفة من وحدة الشؤون المالية.
4- عند انتهاء الغرض من السلفة وإتمام عملية الشراء، يتمّ تسديد السلفة، وذلك بتعبئة (نموذج تسديد السلفة) إذ يتمّ الحصول عليه من عمادة البحث العلمي، ويتمّ إرفاق جميع الفواتير التي تثبت عمليات شراء المواد المطلوبة.
5- يتمّ تقديم نموذج تسديد السلفة إلى عمادة البحث العلمي؛ لاعتماد الفواتير، وتحويلها إلى دائرة اللوازم لاستكمال الإجراءات عليها من ضبوطات التسلم، ومستندات الإدخال إذا كانت تتطلب ذلك.

6-  يتمّ تحويلها من دائرة اللوازم إلى وحدة الشؤون المالية لصرفها حسب الحالات التالية:
أ - في حالة أن مجموع الفواتير تكون مساوية للسلفة فتسدد حسب الأصول.
ب- في حالة أن مجموع الفواتير اقل من مبلغ السلفة فيجب تسديد الفرق، إمّا نقدًا في وحدة الشؤون المالية أو يتمّ اقتطاعه عن طريق الراتب.
ج - في حالة أن مجموع الفواتير أكبر من مبلغ السلفة فيسدد الفرق للباحث، بشرط توفر الفرق في البند الذي صرفت منه سلفة البحث.

ملاحظة مهمة جدًا :
يجب مراعاة إلصاق الطوابع على كلّ فاتورة قيمتها (50) دينارًا أو أكثر، وذلك بضرب مبلغ الفاتورة بنسبة (0.006) ثم يقرب الناتج إلى أقرب مئة فلس بالحد الأدنى، بالإضافة إلى إلصاق طابع بقيمة (500) فلس، وإلا سيتم اقتطاع قيمة هذه الطوابع بالإضافة إلى غرامة التأخير من المبلغ المصروف باسم الباحث عند السداد.